Elektronische, standardisierte Rechnung für Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern

Rechnungen per Post verschicken war mal die normalste Sache der Welt. Heutzutage wird das, schon allein aus Kostengründen, fast gar nicht mehr akzeptiert. Rechnungen werden meist als Datei per E-Mail versendet. Jedoch: Echte elektronische Rechnungen – als XRechnung bezeichnet – sind keine PDFs, Word-Dokumente oder andere Textdateien. Sie sind per Definition maschinenlesbare Dateien im XML-Format. Dabei sind übliche Kernelemente wie Rechnungsnummer, Leistungsumfang, Käufer und Verkäufer, Rechnungssumme, MwSt.-Aufschlüsselung, etc. festgelegt. Diese Elemente müssen immer einer bestimmten logischen Verknüpfung entsprechen, also einem definierten semantischen Modell folgen. So entsteht die XRechnung. 

XRechnung auch im B2B-Bereich nutzbar

Diese Art der Rechnungsstellung ist seit November 2020 tatsächlich Pflicht, sofern man als Auftragnehmer für einen öffentlichen Auftraggeber arbeitet. Das Datenformat XRechnung ist das auf EU-weiten Standards basierende deutsche Datenmodell für elektronische Rechnungen. Doch was spricht eigentlich dagegen auch mit Geschäftspartnern aus dem nicht öffentlichen Bereich einen solchen elektronischen Rechnungsaustausch zu etablieren? Mit der Nutzung von standardisierten, elektronischen Rechnungen lassen sich Rechnungsprozesse vereinfachen, automatisieren, verschlanken und beschleunigen. Zusätzlich können manuell entstandene Fehler reduziert und somit Zeit und Aufwand gesenkt werden. 

Im B2B-Bereich sind solche Lösungen zur elektronischen Rechnungsbearbeitung tatsächlich durchaus bereits präsent und werden durch Themen wie die konsequente Umsetzung des Purchase-to-Pay-Prozesses (kurz P2P) bis hin zum Aufbau gemeinsamer Austauschportale mit Lieferanten ergänzt. Sicherlich werden jedoch etliche kleine und mittelständische Unternehmen damit vor eine größere Herausforderung gestellt, da dort oft noch eine Fakturierung über MS-Office-Produkte erfolgt.

Elektronische Rechnung mit ZUGFeRD

Eine gute Lösung dafür bietet in diesem Zusammenhang der Einsatz des ZUGFeRD-Datenmodells. Damit können Rechnungsdaten strukturiert in einer PDF-Datei eingebettet und ohne weitere Schritte eingelesen und verarbeitet werden. Eine Buchung ist damit vollständig automatisiert, sämtliche Steuer- und handelsrechtliche Anforderungen an elektronische Rechnungen werden berücksichtigt. Ein weiterer Vorteil: Auch eine analoge Bearbeitung ist möglich, denn die maschinen- und menschenlesbaren Rechnungen können nach wie vor auch auf Papier ausgedruckt werden. 

Auch kleinere KMU profitieren beim digitalen Rechnungstausch

Der größte Vorteil hierbei: Eine Abstimmung zwischen Rechnungssteller und -empfänger hinsichtlich der verwendeten Abrechnungssysteme ist damit nicht mehr nötig. Das bedeutet, dass vor allem kleinere Unternehmen von diesem Format profitieren dürften, für die ein digitaler Rechnungsaustausch möglich wird, ohne das Datenformat im Vorhinein abstimmen zu müssen.

Tatsächlich können in der Wirtschaft bereits etablierte Datenaustauschstandards wie ZUGFeRD gleichberechtigt neben dem Datenaustauschstandard XRechnung verwendet werden, wenn sie – wie ZUGFeRD 2.0 – den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen.

ORGAPLAN entwickelt im Rahmen der Unternehmensdigitalisierung seit 20 Jahren unter anderem die elektronische Rechnungsübermittlung im EDI (Electronic Data Interchange) sowie die Implementierung in DVX und somit auch in betriebliche Abläufe. 

Für unser Produkt DVX ERP werden die neuen Lösungen XRechnung und ZUGFeRD (in Form von neuen Softwarekomponenten sowie Unterstützung bei der Einführung) bereits seit dem Release „DVX ERP 2021“ umgesetzt.